Digitalización de Documentos en Soporte Físico, la solución a tus problemas de espacio

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con archivos destinados a resguardar su valiosa información que se encuentra en papel tal como facturas, recibos,  registros, pólizas, libros contables, libros de asambleas y consejos, listas de asistencia, convocatorias, notas de crédito, contratos de todo tipo (servicios, arrendamiento, comodato,)  órdenes de compra, órdenes de servicio, cartas, memorándums, avisos de privacidad, convenios de confidencialidad, expedientes laborales, recibos de nómina, políticas, reglamentos ,  y un largo etcétera.

Dicho archivo requiere desde luego un orden que permita su fácil acceso, medidas de seguridad para preservar su confidencialidad y su robo o extravío, materiales que impidan su destrucción por fuego o inundación, etc.  En algunos casos esa información está respaldada por imágenes, pero se sigue conservando los originales en físico

Con la Digitalización Certificada no tienes que preocuparte más por el papel, la Norma Oficial Mexicana 151, mejor conocida como NOM 151-SCFI-2016, recoge todo un capítulo sobre digitalización la cual es de observancia general para todos los comerciantes y en ella se establecen los estándares que debe cumplir la digitalización para considerarse como certificada.

Se ha estimado que, mediante la generación y archivo electrónicos de las pólizas de seguros, se puede conseguir una reducción de papel de hasta el 10 % anual, lo cual en una compañía aseguradora líder equivale a 250 toneladas. Esta reducción conlleva evitar la utilización de 750 toneladas de papel y 15.000 m3 de agua anual con un consumo de energía de 2 MWh.

Según el Instituto Internacional de Medio Ambiente y Desarrollo, las empresas todavía almacenan el 95% de su información en papel.  El papel supone más del 40% de los residuos sólidos en EEUU. Las mismas fuentes calculan una media de 150 kg de residuo papel generado por cada empleado anualmente.

La utilización de dispositivos de firma electrónica, contribuye al ahorro de toneladas de papel, lo que conlleva la protección de los recursos naturales. 

El respeto del medio ambiente es un aspecto que el consumidor informado y los grupos de interés de una empresa tienen cada día más en cuenta.

Cuando hablamos de Digitalización Certificada es necesario hablar de los Terceros Legalmente Autorizados como SeguriData, que son las empresas privadas autorizadas por la Secretaría de Economía para vigilar y controlar que el proceso de digitalización se realice íntegra e inalterablemente.